Weryfikacja dyplomu przez pracodawcę. Sejm uchwalił nowe zasady dla dokumentów papierowych

Weryfikacja dyplomu przez pracodawcę ma zyskać wyraźną podstawę prawną. Sejm 6 listopada 2026 roku uchwalił nowelizację, która ma pozwolić uczelniom potwierdzać dane z papierowych dyplomów przy uzasadnionych wątpliwościach pracodawcy. Zmiana obejmuje kandydatów i osoby już zatrudnione, ale uchwalenie ustawy nie oznacza jeszcze rozpoczęcia nowej procedury.

Dla działów kadr najważniejsze są granice planowanego sprawdzenia: kogo można objąć wnioskiem, co porówna uczelnia i kiedy pojawi się skuteczna podstawa do działania. Dla absolwenta istotne jest także to, czy jego dokument istnieje w repozytorium. Te dwie ścieżki mają różne zasady i nie można ich traktować zamiennie.

Co Sejm uchwalił 6 listopada 2026 roku?

Sejm przyjął nowelizację Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce dotyczącą potwierdzania danych z dyplomów ukończenia studiów. Za ustawą głosowało 423 posłów, przeciw był jeden, a 21 wstrzymało się od głosu. Prace prowadzono nad rządowym projektem z druku nr 3232.

Zmiana ma rozwiązać konkretny problem rekrutacyjny: pracodawca otrzymuje dokument, ma uzasadnione wątpliwości, ale potrzebuje prawnej podstawy do sprawdzenia jego danych bezpośrednio w uczelni. Rząd uzasadniał projekt także sytuacjami, w których zatrudnienie na danym stanowisku wymaga określonych kwalifikacji. Samo głosowanie Sejmu nie uruchamia jednak nowego uprawnienia.

Czy sprawdzenie obejmie tylko kandydatów do pracy?

Rozwiązanie dotyczy zarówno kandydata do pracy, jak i pracownika. Nie ogranicza się więc do sprawdzania dokumentów przed podpisaniem umowy. Komunikat rządowy wyłącza z tej ścieżki osoby współpracujące z pracodawcą wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych.

Podstawą ma być uzasadniona wątpliwość co do prawdziwości danych w przedstawionym dyplomie. Nie jest to zapowiedź dowolnego przeglądania dokumentacji wszystkich absolwentów. Projekt nie wymaga zgody pracownika lub kandydata na samo wystąpienie do uczelni, ale pracodawca musi umieć wskazać dokument i uzasadnić swoje pytanie.

Jakie dane ma potwierdzać uczelnia?

Według sprawozdania komisji z 5 listopada uczelnia ma porównywać dane z papierowego dyplomu z własną dokumentacją przebiegu studiów. To potwierdzenie zgodności danych, a nie ponowny egzamin absolwenta ani ocena jego przydatności do pracy. We wniosku przewidziano m.in. imię i nazwisko absolwenta, numer dyplomu, zakres informacji wymagających potwierdzenia oraz uzasadnienie.

Ten sam dokument przewiduje elektroniczną korespondencję z uczelnią i odpowiedź najpóźniej w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Przy dyplomach wydanych po 12 lipca 2019 roku pracodawca miałby wcześniej sprawdzić wymagane zabezpieczenia przed fałszerstwem. Są to szczegóły odczytanego druku komisji; ostateczną procedurę trzeba odnosić do opublikowanej ustawy.

Papierowy dyplom a dokument elektroniczny — jaka jest różnica?

Sam papierowy egzemplarz nie przesądza o drodze sprawdzenia. W druku komisji wyłączono nową procedurę uczelnianą, jeżeli dyplom papierowy został wydany również elektronicznie. Wówczas pracodawca miałby korzystać z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Nie chodzi więc o wysłanie do uczelni każdego papierowego dokumentu bez sprawdzenia jego statusu.

Oficjalny serwis repozytorium opisuje okres przejściowy od 30 czerwca do 31 grudnia 2026 roku, kiedy uczelnie mogą dodatkowo wydawać dokumenty elektroniczne. Od 1 stycznia 2027 roku mają one być podstawową postacią nowych dyplomów. Nie oznacza to automatycznego przeniesienia do systemu wszystkich papierowych dyplomów sprzed lat.

Dostępna usługa sprawdzenia dokumentu zarejestrowanego w repozytorium jest bezpłatna i daje odpowiedź od razu. Nie należy mylić jej z projektowanym odpłatnym potwierdzaniem danych w uczelni. Brak dokumentu w systemie wymaga wyjaśnienia; sam w sobie nie dowodzi fałszerstwa, zwłaszcza przy starszych dokumentach spoza jego zakresu.

Kto ma zapłacić za potwierdzenie papierowego dyplomu?

Odczytany druk komisji przewiduje opłatę za rozpatrzenie wniosku, wnoszoną przez występującego pracodawcę na rachunek uczelni. Nie jest to w tym projekcie opłata pobierana od absolwenta za samo posiadanie papierowego dyplomu. Dowód wpłaty miałby towarzyszyć wnioskowi.

W dostępnych opisach występują różne sposoby obliczania tej należności. Relacja PAP przywołuje starszą formułę, która nie odpowiada odczytanemu sprawozdaniu komisji. Ponieważ nie udało się odczytać tekstu ustawy po trzecim czytaniu, nie podajemy konkretnej kwoty ani wzoru jako ostatecznie uchwalonej stawki. Przed korzystaniem z przyszłej procedury trzeba sprawdzić finalny przepis i informację uczelni.

Czy nowe zasady już obowiązują i co sprawdzić teraz?

Na 9 listopada 2026 roku potwierdzonym etapem jest uchwalenie ustawy przez Sejm. Do wejścia nowych przepisów w życie potrzebne są dalsze etapy parlamentarne, podpis Prezydenta i ogłoszenie. Druk komisji przewidywał wejście w życie po 30 dniach od ogłoszenia, dlatego nie należy wyznaczać terminu na podstawie samej daty sejmowego głosowania.

Data 1 stycznia 2027 roku, pojawiająca się w informacjach o dyplomach elektronicznych, dotyczy odrębnego harmonogramu repozytorium. Nie jest automatycznie datą uruchomienia tej nowelizacji. Dla pracodawcy pierwszym praktycznym krokiem jest ustalenie, czy przedstawiony dyplom ma elektroniczny odpowiednik, a następnie sprawdzenie właściwej podstawy i ścieżki weryfikacji. Kandydat powinien dopilnować zgodności danych przedstawianych w rekrutacji z dokumentem uczelni.

Sprawdź podobne artykuły