Kary za KSeF dopiero od 2028 roku? Projekt odracza sankcje, ale nie obowiązek fakturowania

Kary pieniężne za błędy w KSeF mogą zacząć obowiązywać dopiero 1 stycznia 2028 roku, a nie rok wcześniej. Tak zakłada rządowy projekt UD477. To jednak nie oznacza roku bez fakturowania elektronicznego: odroczenie sankcji i obowiązek korzystania z systemu to dwie różne kwestie. Wyjaśniamy, co wiadomo 20 października 2026 roku, przed zaplanowanym posiedzeniem rządu, i co powinien sprawdzić przedsiębiorca.

Projekt zmiany przepisów VAT może dać firmom dodatkowe dwanaście miesięcy bez szczególnych kar pieniężnych przewidzianych za błędy związane z KSeF. Najważniejsza pułapka tkwi w utożsamieniu braku sankcji z brakiem obowiązków. W praktyce przedsiębiorca nadal musi ustalić, od kiedy podlega obowiązkowi e-fakturowania, czy obejmuje go wyjątek oraz czy jego program i księgowość prawidłowo obsługują dokumenty.

Czy kary za KSeF od 2028 roku są już przesądzone?

Nie. Według stanu na poranek 20 października 2026 roku odroczenie jest projektem ustawy, a nie obowiązującym już przepisem. Inicjatywa ma numer UD477 w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów umieściła ją w porządku obrad posiedzenia zaplanowanego na 20 października o godz. 12.00. Samo wpisanie punktu do porządku obrad nie dowodzi, że rząd przyjął projekt.

Nawet ewentualne przyjęcie przez Radę Ministrów nie oznacza automatycznie zmiany prawa. Projekt musi jeszcze przejść odpowiednie etapy legislacyjne, w tym parlament, podpis Prezydenta i publikację ustawy. Dlatego nie należy już dziś informować pracowników ani klientów, że data 1 stycznia 2028 roku została ostatecznie uchwalona.

Resort finansów uzasadnia propozycję potrzebą dłuższego okresu dostosowania systemów księgowych i procedur firm. Przedsiębiorcy zgłaszali trudności techniczne i organizacyjne, a część podmiotów objęto okresami przejściowymi. Projekt jest więc odpowiedzią na ryzyko błędów w czasie wdrażania KSeF, a nie decyzją o rezygnacji z samego systemu.

Jakie sankcje proponuje przesunąć projekt UD477?

Projekt zakłada, że stosowanie kar pieniężnych określonych w art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT rozpocznie się od 1 stycznia 2028 roku. Obecny termin zapisany w obowiązujących przepisach to 1 stycznia 2027 roku. Mowa o określonym reżimie kar za uchybienia przy wystawianiu faktur w systemie, a nie o wszystkich możliwych skutkach nieprawidłowego rozliczania podatków.

Przesunięcie terminu o rok to sedno nowelizacji dotyczącej KSeF. Projekt UD477 obejmuje również inne zmiany VAT, w tym mechanizm odwrotnego obciążenia dla wybranych transakcji związanych z energią i gazem. Nie należy jednak mieszać tych dwóch zagadnień: dla przeciętnego wystawcy faktur najważniejszy jest zakres odroczenia art. 106ni.

Brak tej konkretnej kary nie jest zwolnieniem z prawidłowego rozliczania VAT. Obowiązki dokumentacyjne, terminowe rozliczenia i zgodność danych nadal wymagają uwagi. Projekt nie daje ogólnej gwarancji bezkarności za każde naruszenie przepisów podatkowych.

Jakie obowiązki fakturowania pozostają w 2027 roku?

Największe znaczenie ma rozdzielenie terminów. Obowiązkowy KSeF jest wdrażany etapami od 2026 roku. W części regulacji przewidziano przejściowe ułatwienia dla najmniejszych podatników oraz faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Według obecnego harmonogramu 1 stycznia 2027 roku kończy się przejściowy wyjątek dla faktur do 10 tys. zł brutto miesięcznie oraz możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących w dotychczasowym trybie. Należy oceniać te zasady w odniesieniu do własnej sytuacji i rodzaju faktury.

Właśnie tego dotyczą dwa oddzielne kalendarze. Pierwszy wskazuje, od kiedy firma ma stosować KSeF przy dokumentach objętych ustawą. Drugi opisuje, kiedy mogą zacząć działać szczególne kary pieniężne za określone uchybienia. Projekt przesuwa drugi termin, nie cofając pierwszego.

Na blogu wcześniej omawialiśmy już koniec wyjątku KSeF dla najmniejszych firm od 1 stycznia 2027 roku. Tamten materiał wyjaśniał próg i przygotowanie do obowiązku. Nowa wiadomość dotyczy innego pytania: czy za błędy po zakończeniu okresu przejściowego od razu zaczną grozić szczególne sankcje z art. 106ni.

Nie należy też przyjmować, że każdy przedsiębiorca będzie miał identyczny termin i tę samą procedurę. Zakres obowiązku zależy od przepisów, rodzaju transakcji i ustawowych wyjątków. Zanim podejmiesz decyzję o sposobie wystawiania faktur, sprawdź własną kwalifikację i oficjalny harmonogram Ministerstwa Finansów.

Co może zrobić KAS, jeśli firma nie stosuje KSeF?

W opisie projektu UD477 wskazano plan działania Krajowej Administracji Skarbowej na 2027 rok. Jeśli podatnik nie stosowałby KSeF pomimo obowiązku, organ miałby najpierw indywidualnie przypomnieć o konieczności korzystania z systemu. Gdy przypomnienie nie przyniosłoby skutku, KAS miałaby sprawdzić, czy brak e-fakturowania nie wiąże się z nierzetelnym rozliczaniem podatku.

Ta zapowiadana kolejność nie oznacza, że przedsiębiorca otrzyma zgodę na dalsze ignorowanie KSeF. Nie wolno również traktować jej jako gwarancji, że każda nieprawidłowość zakończy się wyłącznie wiadomością informacyjną. Weryfikacja rozliczeń i obowiązek prowadzenia prawidłowej dokumentacji pozostają odrębną kwestią.

Jeżeli firma dotąd wystawiała faktury poza systemem z powodu rzeczywistego wyjątku, powinna przede wszystkim ustalić datę zakończenia tego wyjątku. Jeśli obowiązek już ją obejmuje, ważne jest wdrożenie prawidłowej ścieżki fakturowania i usunięcie błędów. Czekanie do 2028 roku byłoby ryzykownym wnioskiem z projektu.

Czy w 2028 roku grozi kara za błąd popełniony w 2027?

To istotne pytanie o przepisy przejściowe. Dziennik Gazeta Prawna podał, że Ministerstwo Finansów zapewniło redakcję o braku nakładania sankcji z art. 106ni za naruszenia popełnione przed 1 stycznia 2028 roku, nawet jeśli zostaną ujawnione później. Jednocześnie zwrócono uwagę, że sam przepis o terminie wejścia kar w życie nie rozstrzyga tego wprost.

Dlatego nie warto na podstawie prasowej wypowiedzi obiecywać konkretnej firmie pełnej ochrony. Dla oceny odpowiedzialności znaczenie będą miały ostateczne brzmienie przepisów, ewentualne regulacje przejściowe oraz fakty danego przypadku. Stanowisko resortu nie zastępuje opublikowanej ustawy i nie rozstrzyga automatycznie innych obowiązków podatkowych.

Najrozsądniejszą zasadą jest dokumentowanie czynności zgodnie z prawem obowiązującym w dacie ich wykonania. Jeśli doszło już do problemu z fakturą, warto oddzielić błąd techniczny KSeF od ewentualnego błędu w samym rozliczeniu VAT i omówić sytuację z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jak firma powinna przygotować faktury i procedury?

Firma, która traktuje projekt jako dodatkowy czas na dopracowanie procesu, a nie jako odroczenie wdrożenia, może uniknąć chaosu. Najpierw należy sprawdzić, czy jej obowiązek korzystania z KSeF już działa, czy rozpocznie się z nowym rokiem i jakie faktury rzeczywiście mają być wystawiane w systemie.

• Ustal datę obowiązku. Porównaj swój status podatkowy, rodzaj transakcji i wyjątki z oficjalnym harmonogramem KSeF.
• Przetestuj wystawianie dokumentów. Sprawdź uprawnienia pracowników, działanie programu i sposób przekazywania danych do księgowości.
• Rozdziel wystawianie od sankcji. W harmonogramie wewnętrznym wpisz osobno termin obowiązku KSeF i projektowany termin kar.
• Ustal procedurę na wypadek błędu. Pracownicy powinni wiedzieć, komu zgłosić problem, jak go udokumentować i gdzie szukać informacji urzędowych.
• Obserwuj finał legislacji. Po posiedzeniu rządu weryfikuj kolejne etapy, a ostatecznie datę i treść opublikowanej ustawy.

Warto ustalić z obsługą księgową, czy dokumentacja i system informatyczny są gotowe na rzeczywisty zakres obowiązków, zamiast zakładać, że brak kary usuwa potrzebę wdrożenia. Jeśli firma korzysta z zewnętrznego oprogramowania, powinna uzyskać potwierdzenie jego aktualności i przetestować typowe scenariusze wystawiania faktur.

KSeF i odroczenie kar: odpowiedzi na najważniejsze pytania

Czy w 2027 roku można legalnie zignorować KSeF, bo kar jeszcze nie będzie? Nie. Projekt dotyczy terminu stosowania określonych kar pieniężnych, a nie generalnego zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Od kiedy kary miałyby obowiązywać? W UD477 zaproponowano 1 stycznia 2028 roku zamiast obecnego 1 stycznia 2027 roku. Dopóki nie zakończy się proces legislacyjny, jest to propozycja.

Czy rząd przyjął już UD477? Na moment przygotowania tekstu, przed zaplanowanym na 20 października posiedzeniem o godz. 12.00, nie ma podstaw do stwierdzenia, że projekt został przyjęty. Sam porządek obrad potwierdza wyłącznie plan rozpatrzenia sprawy.

Czy KAS przestanie kontrolować rozliczenia? Nie wynika to z projektu. Jego opis przewiduje przypomnienie o obowiązku, a gdy nie przyniesie ono efektu, kontrolę prawidłowości rozliczeń. Inne obowiązki podatkowe pozostają odrębne.

Co powinien zrobić właściciel małej firmy? Sprawdzić zakres własnego obowiązku, przygotować oprogramowanie i pracowników oraz śledzić oficjalne komunikaty. Nie czekać ze wszystkimi przygotowaniami do 2028 roku.

Podsumowując: projekt UD477 daje perspektywę dłuższego okresu bez szczególnych kar KSeF, ale nie dodatkowego roku bez obowiązków. Do czasu uchwalenia i ogłoszenia zmian przedsiębiorcy powinni odróżniać obecnie obowiązujące przepisy od propozycji legislacyjnej oraz prowadzić fakturowanie zgodnie z zasadami właściwymi dla swojej firmy.

Sprawdź podobne artykuły