Ryczałt za pracę zdalną 2026. Nie ma jednej minimalnej stawki za prąd

Pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych potrzebnych do pracy zdalnej, ale w 2026 roku przepisy nie ustalają jednej minimalnej kwoty zwrotu dla wszystkich pracowników. Nie ma też ogłoszonej ogólnopolskiej stawki, którą rząd automatycznie podnosi wraz z cenami prądu. Wysokość ryczałtu musi odpowiadać przewidywanym kosztom, a konkretne kwoty ustala pracodawca według zasad wynikających z Kodeksu pracy.

Wokół kosztów pracy z domu narosło sporo nieporozumień. Jedno z nich dotyczy rzekomej minimalnej stawki zwrotu za prąd, która miałaby być ustalana centralnie i regularnie aktualizowana przez rząd. Obowiązujące przepisy takiego mechanizmu nie przewidują.

Na 4 września 2026 r. podstawą rozliczeń nadal jest Kodeks pracy. Określa on, które koszty powinien ponosić pracodawca i jakie elementy trzeba uwzględnić przy kalkulacji, ale nie wskazuje konkretnej kwoty w złotych za godzinę, dzień ani miesiąc pracy zdalnej.

Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku?

Nie istnieje jedna ustawowa stawka ryczałtu za pracę zdalną obowiązująca wszystkich zatrudnionych. Nie ma więc przepisu mówiącego, że pracownikowi należy się przykładowo 2 zł, 4 zł albo 5 zł za każdy dzień wykonywania obowiązków z domu.

Kodeks pracy wymaga natomiast, aby wysokość ryczałtu odpowiadała przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Z tego powodu wysokość świadczenia może różnić się między zakładami pracy, a nawet między grupami pracowników, jeżeli ich rzeczywiste warunki pracy i wykorzystywany sprzęt są inne.

Nie potwierdzają się również informacje, że w 2026 roku rząd wprowadza ogólnopolską minimalną stawkę za energię przy pracy zdalnej. W obowiązujących regulacjach i aktualnych oficjalnych materiałach dotyczących pracy zdalnej nadal stosowany jest mechanizm indywidualnego ustalania kosztów.

Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca?

Przy zwykłej pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków. Jeżeli potrzebne są instalacja, serwis, konserwacja lub eksploatacja urządzeń, odpowiednie koszty również obciążają pracodawcę zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy.

Przepisy wprost wymieniają energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak automatycznego zwrotu całego rachunku za prąd lub internet w gospodarstwie domowym. Pracodawca pokrywa tę część kosztów, która jest związana z pracą.

• energię zużywaną przez sprzęt wykorzystywany do pracy;
• niezbędne usługi telekomunikacyjne, w tym dostęp do internetu;
• koszty używania prywatnych narzędzi, jeżeli strony uzgodniły ich wykorzystanie;
• inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeżeli zostały przewidziane w odpowiednich regulacjach.

Obowiązkowy zwrot nie obejmuje automatycznie na przykład wody, czynszu czy części kosztu wynajmu mieszkania tylko dlatego, że pracownik wykonuje obowiązki w domu.

Jak pracodawca powinien obliczyć ryczałt za prąd?

Kodeks pracy wskazuje elementy, które trzeba uwzględnić przy ustalaniu ekwiwalentu lub ryczałtu. Są to między innymi normy zużycia urządzeń technicznych, ich ceny rynkowe, ilość materiałów wykorzystywanych do pracy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszt usług telekomunikacyjnych.

W praktyce można więc określić moc służbowego laptopa, monitora lub innych urządzeń, oszacować liczbę godzin ich pracy, a następnie pomnożyć zużycie energii przez przyjętą cenę jednej kilowatogodziny. Do tego można doliczyć odpowiednią część kosztów internetu.

Przykładowo urządzenie pobierające średnio 100 W przez osiem godzin zużywa około 0,8 kWh energii w ciągu dnia. Jeżeli przyjęta w kalkulacji cena energii wynosi 1 zł za kWh, koszt samej energii wynosi około 0,80 zł dziennie. Jest to tylko przykład matematyczny – nie ustawowa stawka ryczałtu.

Jakie stawki za pracę zdalną stosuje KRUS w 2026 roku?

Ciekawym oficjalnym punktem odniesienia są stawki obowiązujące pracowników Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Prezes KRUS określił na 2026 rok konkretne kwoty za godzinę pracy zdalnej. Nie są one jednak powszechną minimalną stawką obowiązującą wszystkich pracodawców w Polsce.

Przy ośmiogodzinnym dniu pracy suma tych pozycji daje około 1,84 zł dziennie. Przy 21 pełnych dniach pracy zdalnej byłoby to około 38,54 zł miesięcznie. Są to stawki przyjęte przez KRUS dla własnych pracowników, a nie kwoty narzucone prywatnym przedsiębiorstwom.

Różnice między pracodawcami mogą być znaczne. Przykładowo Sąd Rejonowy w Oświęcimiu ustalił na 2026 rok ryczałt dzienny w wysokości 2 zł, natomiast Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach w swojej kalkulacji uzyskał miesięczny koszt 34,39 zł. Pokazuje to, dlaczego przepisy opierają się na kalkulacji, a nie jednej centralnej tabeli.

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany?

Jeżeli świadczenie jest prawidłowo wypłacane na zasadach wynikających z przepisów o pracy zdalnej, nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT. Pracownik nie powinien więc traktować takiego zwrotu tak samo jak dodatkowego wynagrodzenia.

Ta zasada obejmuje zapewnienie materiałów i narzędzi, pokrywanie odpowiednich kosztów oraz wypłatę ekwiwalentu albo ryczałtu przewidzianego w Kodeksie pracy. Istotne jest jednak, aby wysokość świadczenia miała racjonalny związek z kosztami pracy zdalnej.

Nie można dowolnie nazwać części wynagrodzenia „ryczałtem za prąd” tylko po to, aby wypłacić pracownikowi dodatkową nieopodatkowaną kwotę. Sposób ustalenia świadczenia powinien dać się uzasadnić przyjętą kalkulacją.

Czy przy okazjonalnej pracy zdalnej należy się zwrot kosztów?

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, z której pracownik może korzystać na swój wniosek maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym.

Kodeks pracy wyłącza w tym przypadku stosowanie części przepisów dotyczących zwykłej pracy zdalnej, w tym art. 67²⁴ regulującego obowiązek zapewnienia narzędzi i pokrywania kosztów. Pracodawca nie ma więc kodeksowego obowiązku wypłacania ryczałtu za prąd i internet za każdy dzień okazjonalnej pracy zdalnej.

Trzeba dlatego odróżnić pracownika pracującego z domu regularnie, na przykład kilka dni każdego tygodnia, od osoby korzystającej sporadycznie z ustawowego limitu 24 dni.

Co zrobić, gdy ryczałt jest zbyt niski?

Jeżeli pracownik uważa, że wypłacany ryczałt nie odpowiada kosztom, powinien przede wszystkim sprawdzić zasady obowiązujące w swoim zakładzie pracy. Sposób pokrywania kosztów i ustalania świadczenia powinien wynikać z porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu, polecenia pracy zdalnej albo indywidualnego porozumienia z pracownikiem.

Pomocne może być porównanie przyjętych parametrów z rzeczywistą mocą używanego sprzętu, liczbą godzin pracy, aktualną ceną energii i kosztami internetu. Problemem nie jest więc samo to, że pracownik otrzymuje mniej niż osoba zatrudniona w innej firmie. Istotne jest to, czy kwota odpowiada przewidywanym kosztom wynikającym z jego pracy.

• sprawdź regulamin lub porozumienie dotyczące pracy zdalnej;
• ustal, jakie urządzenia i koszty przyjęto do kalkulacji;
• porównaj przyjętą cenę energii z aktualnymi kosztami;
• sprawdź, czy uwzględniono internet i prywatny sprzęt, jeżeli jest używany do pracy;
• w razie wątpliwości poproś pracodawcę o wyjaśnienie sposobu obliczenia ryczałtu.

Na 4 września 2026 r. nie obowiązuje więc żadna rządowa tabela minimalnych zwrotów za prąd dla wszystkich pracowników zdalnych. Prawo gwarantuje pokrycie określonych kosztów, ale ich wysokość nadal trzeba obliczyć. Informacje o jednej nowej minimalnej stawce wprowadzanej przez rząd nie odpowiadają aktualnemu stanowi prawnemu.

Sprawdź podobne artykuły